Privacy bij het Kerstkwartet

Wie zijn wij?

Het Kerstkwartet is een actie van Stichting Dierenhulpverlening Woerden e.o. (hierna: "DHWO"), in samenwerking met Stichting DierenLot. DHWO is verantwoordelijk voor de gegevens die je op deze website invult.

Onze gegevens

Foto insturen

Als je een foto instuurt, bewaart DHWO:

• de foto en de naam van het dier;
• je naam en e-mailadres;
• het moment waarop je toestemming gaf om de foto te gebruiken;
• het IP-adres waarvandaan je de foto instuurde;
• de metagegevens die in het fotobestand staan.

DHWO gebruikt je e-mailadres om je te laten weten of je foto in de stemming staat en of hij op een kaart komt. Je IP-adres legt DHWO vast om het systeem te beveiligen, fraude te voorkomen en te kunnen aantonen dat je toestemming hebt gegeven. De metagegevens van de foto kan DHWO gebruiken om fraude tegen te gaan. Foto's die DHWO goedkeurt, zijn voor iedereen te zien op de stempagina. Als je foto wint, staat hij op een kwartetkaart.

Stemmen

Je hoeft je niet aan te melden om te stemmen. Om te zorgen dat iedereen maar 4 stemmen per categorie heeft, gebruikt DHWO technische gegevens van je apparaat, browser en internetverbinding, waaronder je IP-adres.

DHWO bewaart deze gegevens niet zelf, maar alleen als versleutelde code. Daaruit is niet terug te halen wie je bent of welk IP-adres je had. DHWO gebruikt ze alleen om dubbel stemmen tegen te gaan.

Bestellen en betalen

Voor je bestelling bewaart DHWO je naam, e-mailadres, het aantal spellen en, als DHWO het spel opstuurt, je adres. Daarmee verwerkt DHWO je bestelling, stuurt je een bevestiging en updates, en verstuurt DHWO het pakket. Betaalt DHWO je terug, bijvoorbeeld als je het spel terugstuurt, dan bewaart DHWO ook je rekeningnummer en de naam van de rekeninghouder. Die gebruikt alleen de penningmeester van DHWO, voor de terugbetaling.

Je betaalt via de donatiepagina van Stichting DierenLot. Om het je makkelijk te maken, stuurt DHWO je naam, e-mailadres en het bedrag mee naar die pagina. Daarna ontvangt DHWO van DierenLot een overzicht van de donaties, zodat DHWO je betaling aan je bestelling kan koppelen. Voor wat DierenLot met je gegevens doet, geldt de privacyverklaring van Stichting DierenLot.

Updates per e-mail

Meld je je aan voor updates, dan stuurt DHWO je alleen berichten over het Kerstkwartet: als het stemmen begint en als de uitslag bekend is. Je bevestigt je aanmelding eerst via een e-mail. In elke e-mail staat een link om je af te melden.

Cookies

• Sessiecookie en beveiligingscookie: nodig om formulieren veilig te laten werken. Ze verdwijnen als je je browser sluit of na korte tijd.
• Stemcookie: nodig om dubbel stemmen tegen te gaan, maximaal 400 dagen.

Bij de formulieren laadt Cloudflare Turnstile een eigen script; zie hieronder. DHWO gebruikt geen cookies voor advertenties of om je over andere websites te volgen.

Bezoekersstatistieken

DHWO telt hoe vaak de pagina's van het Kerstkwartet bezocht worden. Daarbij legt DHWO vast via welke website of link je binnenkomt (alleen de naam van de website), welk soort apparaat, browser en besturingssysteem je gebruikt en hoe breed je scherm is. Dat gebeurt zonder cookies en zonder diensten van anderen, zoals Google. Om bezoekers per dag te tellen, maakt DHWO van je IP-adres en browser een versleutelde code die elke dag verandert. Je IP-adres zelf wordt daarbij niet bewaard, en uit de code is niet terug te halen wie je bent. Deze tellingen worden na 13 maanden verwijderd.

Wie kan je gegevens zien?

Alleen de collega's van DHWO die het Kerstkwartet organiseren. DHWO verkoopt je gegevens niet.

DHWO werkt met een paar dienstverleners, die je gegevens alleen in opdracht van DHWO verwerken:

• Amazon Web Services: Amazon S3 bewaart de ingestuurde foto's en Amazon SES verstuurt de e-mails.
• Kadaster: als DHWO het spel opstuurt, wordt met je postcode en huisnummer je straat en plaats opgezocht in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Je naam wordt door DHWO niet meegestuurd.
• Cloudflare Turnstile: controleert bij het insturen, stemmen, bestellen en aanmelden of je geen robot bent. Daarvoor bekijkt Cloudflare technische gegevens van je browser en je IP-adres. Cloudflare gebruikt deze gegevens niet voor advertenties. Lees meer in de privacyverklaring van Cloudflare Turnstile.

Amazon en Cloudflare zijn Amerikaanse bedrijven. Ze zijn aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework, waardoor je gegevens ook daar goed beschermd moeten zijn.

Hoe lang worden je gegevens bewaard?

DHWO bewaart je gegevens niet langer dan nodig. Alle persoonsgegevens die niet met betalingen te maken hebben en die DHWO niet wettelijk 7 jaar moet bewaren, bewaart DHWO maximaal een jaar na afloop van de actie. Daarna verwijdert DHWO ze, uiterlijk op 31 december 2027.

Bestel- en betaalgegevens bewaart DHWO 7 jaar, omdat de wet dat voor de belastingadministratie verplicht. Winnende foto's blijven op de kaarten staan, met je naam als fotograaf, en kan DHWO ook daarna voor het kwartet gebruiken. Je e-mailadres en IP-adres verwijdert DHWO daarbij wel.

Je rechten

Je mag altijd vragen welke gegevens DHWO van je heeft, en vragen om ze door DHWO te laten aanpassen of verwijderen. Ook kun je je toestemming voor het gebruik van je foto intrekken, zolang de kaarten nog niet gedrukt zijn. Stuur daarvoor een e-mail naar kerstkwartet@dhwo.nl.

Een klacht?

Heb je een klacht over hoe DHWO met je gegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op via kerstkwartet@dhwo.nl, dan zoeken we samen een oplossing. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.